Jak přidat e-mailový podpis v Outlooku (aplikace pro Windows)

Používání profesionálního e-mailového podpisu pomáhá sjednotit firemní komunikaci a posiluje důvěryhodnost vaší značky. V tomto návodu najdete jednoduchý postup, jak vložit firemní e-mailový podpis do aplikace Outlook a nastavit jeho automatické používání.

Níže uvádíme dva možné způsoby, jak otevřít nastavení podpisů v Outlooku. Můžete použít ten, který vám více vyhovuje.

Postup 1: Přidání podpisu z okna nové zprávy

Tento způsob je nejrychlejší a vhodný pro většinu uživatelů.

1. Otevřete aplikaci Outlook.
2. Klikněte na tlačítko Nový e-mail.
3. V horní nabídce vyberte Vložení → Podpis → Podpisy…
4. V otevřeném okně klikněte na Nový.
5. Zadejte název podpisu (například jméno uživatele nebo oddělení) a potvrďte tlačítkem OK.
6. Do prázdného pole vložte zkopírovanou šablonu podpisu pomocí kláves Ctrl + V.
   Šablonu zkopírujte z odkazu, který jste obdrželi – obsahuje všechny dostupné varianty vašeho e-mailového podpisu.

7. V části Vyberte výchozí podpis nastavte, zda se má podpis automaticky přidávat:

   • k novým zprávám
   • k odpovědím a přeposílání

8. Pokud máte k dispozici více variant podpisů, zde zvolíte, která z nich bude použita jako výchozí.

9. Klikněte na Uložit a následně potvrďte tlačítkem OK.

Postup 2: Přidání podpisu přes nastavení Outlooku

Tento postup je vhodný například v případě, že potřebujete spravovat podpisy z hlavního nastavení aplikace.

1. Otevřete aplikaci Outlook.
2. V horní nabídce klikněte na Soubor → Možnosti → Pošta.
3. V části Vytváření nebo změna podpisů zpráv klikněte na Podpisy…
4. V otevřeném okně klikněte na Nový.
5. Zadejte název podpisu a potvrďte tlačítkem OK.
6. Do prázdného pole vložte zkopírovanou šablonu podpisu pomocí kláves Ctrl + V.
   Šablonu zkopírujte z odkazu, který jste obdrželi – obsahuje všechny dostupné varianty vašeho e-mailového podpisu.

7. V části Vyberte výchozí podpis nastavte, kdy se má podpis automaticky používat:

   • pro nové zprávy
   • pro odpovědi a přeposílání

8. Pokud máte více podpisů, zde určíte, který z nich bude použit jako výchozí pro jednotlivé typy zpráv.

9. Klikněte na OK a poté znovu na OK, aby se změny uložily.

Jak zkontrolovat, že je podpis správně nastaven

Po dokončení nastavení doporučujeme vytvořit novou e-mailovou zprávu a ověřit, že se podpis automaticky vložil do textu zprávy. Pokud podpis nevidíte, zkontrolujte nastavení výchozího podpisu podle kroků výše.

Tipy pro správné používání e-mailového podpisu

• Používejte vždy aktuální verzi podpisu poskytnutou vaší organizací.
• Pokud máte více podpisů (například osobní a obecný firemní), nastavte vhodný výchozí podpis pro nové zprávy i odpovědi.
• Při změně pracovních údajů (telefon, pozice, adresa) doporučujeme podpis co nejdříve aktualizovat.